در این جلسه، دکتر علی طهائی بر اهمیت آشنایی مدیران با اصول تشریفات بین‌الملل به‌عنوان یکی از ارکان کلیدی ارتباطات دانشگاهی در سطح بین المللی تأکید کرد و به تشریح ابعاد مختلف آن در همکاری‌های علمی و آموزشی پرداخت.

دکتر طهائی در ابتدای سخنان خود به مبانی و ضرورت تشریفات بین‌الملل پرداخت و با تأکید بر این نکته که «تشریفات لباس کار فعالیت‌های بین‌المللی است»، ضرورت پایبندی به اصول و آداب در تمامی سطوح سازمانی را تشریح کرد.

وی سپس پیش‌نیازهای نهادی برای بین‌المللی‌شدن دانشگاه‌ها را مطرح کرد و بر اهمیت وجود سایت انگلیسی ساده و به‌روز، اطلاعات تماس بین‌المللی معتبر، استفاده از ایمیل اختصاصی و بهره‌گیری از نیروی انسانی باتجربه و مسلط به زبان‌های خارجی تأکید داشت.

در بخش دیگری از سخنان خود، به موضوع ارتباطات و مکاتبات رسمی پرداخته شد. دکتر طهائی استانداردهایی همچون استفاده از ایمیل بین‌الملل همراه با پاسخ خودکار و امضای رسمی، تنظیم دعوتنامه‌های استاندارد، طراحی کارت ویزیت انگلیسی و بهره‌گیری صحیح از پرچم و لوگوی دانشگاه را به‌عنوان اصول حرفه‌ای معرفی کرد.

وی همچنین برنامه‌ریزی و عملیات اجرایی رویدادهای بین‌المللی را مورد بررسی قرار داد و بر ضرورت تدوین چک‌لیست تشریفات، پیش‌بینی‌های عملیاتی نظیر امنیت، اورژانس و مترجم، تقسیم وظایف میان تیم‌ها، پیش‌بینی منابع با حاشیه امن و معرفی رابط میزبان تأکید نمود.

بخش دیگری از کارگاه به اصول میزبانی و پذیرایی اختصاص یافت. در این بخش به اهمیت طراحی منوی انگلیسی، ترکیب غذاهای سنتی و محلی، قواعد سرو، بسته‌های اهدایی و نحوه تبادل هدایا اشاره شد.

مهارت‌های حضور در جلسات و ارتباطات حرفه‌ای نیز از دیگر محورهای مطرح‌شده بود. دکتر طهائی پوشش رسمی، زبان بدن، مدیریت زمان در جلسات، آشنایی با «صندلی‌های قدرت» و اصول سخنرانی را به‌عنوان نکات کلیدی برای مدیران یادآور شد.

وی همچنین به مبحث مذاکره و مستندسازی پرداخت و ضرورت تنظیم دستور جلسه، تهیه صورتجلسه، رعایت لحن محترمانه و پرهیز از تهدید در مذاکرات را مورد تأکید قرار داد.

در پایان، طرف‌های خارجی و امور سفر مورد بحث قرار گرفت. سخنران کارگاه ضمن معرفی انواع طرف‌های خارجی نظیر کشورها، سازمان‌ها و رایزنان علمی، به موضوع انواع گذرنامه‌ها، مجوزهای سفر و ضرورت ارتباط مؤثر با نمایندگی‌های خارجی مقیم ایران اشاره کرد.

این سلسله کارگاه‌ها با تمرکز بر توسعه ظرفیت‌های آموزشی و تقویت همکاری‌های علمی بین‌المللی در روزهای آینده ادامه خواهد یافت.