تشریفات و آداب میزبانی بین‌المللی در دانشگاه علوم پزشکی تهران

 

دفتر تشریفات مدیریت روابط بین‌الملل با هدف تسهیل، استانداردسازی و ارتقای کیفیت میزبانی از هیأت‌های بین‌المللی، سفرا و کارداران سفارت‌ها و مهمانان خارجی از مؤسسات و دانشگاه‌های همکار تأسیس شده است. این دفتر وظیفه آماده‌سازی مقدمات، هماهنگی ملاقات‌ها، بازدیدها و جلسات با هیات های خارجی، اقدام و هماهنگی با سازمانهای ذیربط جهت صدور ویزا برای مهمانان خارجی، آموزش پروتکل‌های تشریفاتی و پوشش مناسب را بر عهده دارد تا تجربه‌ای حرفه‌ای، با شأن دانشگاهی و احترام‌آمیز برای میهمانان فراهم شود.

 

دامنه خدمات و وظایف:

• برنامه‌ریزی و هماهنگی ملاقات‌ها، جلسات و بازدیدهای رسمی بین‌المللی، پذیرایی رسمی
• اقدام جهت اخذ ویزا برای هیات های خارجی بازدید کننده از دانشگاه و انجام هماهنگیهای مربوطه با سازمان های ذیربط.
• آماده‌سازی فضاها، سالن‌ها، پذیرایی و خدمات ترجمه در صورت نیاز
• تهیه دستور جلسه، پروتکل‌های میزبانی و کارتابل‌های اجرایی
• فراهم نمودن خدمات ترجمه در صورت نیاز
• ارائه چک‌لیست‌ها و دستور جلسات
• آموزش پروتکل‌های تشریفاتی و آداب میزبانی به پرسنل
• مدیریت هدایا و پذیرایی با رعایت اصول رسمی
• ارزیابی پس از رویداد و جمع‌آوری بازخورد برای بهبود فرایندها
• ارتباط با واحدهای دانشگاهی و سازمانهای دیگر

 

پروتکل‌های تشریفاتی و رفتار با مهمانان

• پروتکل استقبال و خوش‌آمدگویی: هماهنگی کامل با میزبانان داخلی، رعایت احترام و ادب، خوش‌آمدگویی منسجم و با وقار
• رفتارهای ملاقات رسمی: تعریف نقش‌ها (میزبان/میهمان)، ترتیب سخنرانی، زمان‌بندی دقیق
• ارتباطات و زبان‌ها: استانداردهای زبان رسمی، ترجمه هم‌زمان یا مکتوب، محرمانگی و حفاظت از اطلاعات
• پوشش و لباس (Attire): انتخاب پوشش مناسب براساس نوع رویداد و فرهنگی میهمانان؛ راهنمای پوشش برای میزبانان و بازدیدها
• پذیرایی رسمی و هدایا: اصول پذیرایی مناسب، آداب اهدا هدایا
• مدیریت رویدادهای فرهنگی: احترام به تفاوت‌های فرهنگی، نکات حساس فرهنگی برای جلوگیری از سوءتفاهم

 

برای پرسنل در ملاقات‌های رسمی

• مردان: کت و شلوار رسمی با یا بدون کراوات ، کفش هم‌رنگ با لباس
• زنان: مانتو، و شلوار، کفش رسمی و با پوشش مناسب

 

برای همراهی در بازدیدها و رویدادهای علمی

• لباس کاری مرتب و راحت، کفش بسته و مناسب و حفظ احترام به سلایق فرهنگی میهمانان

 

نکته‌های فرهنگی

• اجتناب از پوشش‌های نامرتب و نامناسب
• توجه به نمادها و حساسیت‌های فرهنگی میهمانان

 

لازم به ذکر است که مقوله تشریفات، بسیار گسترده بوده و این دفتر جهت آشنایی و اشراف کامل با این مبحث، دوره های آموزشی مربوط به تشریفات را برای پرسنل معاونت بین الملل دانشگاه و دیگر پرسنل علاقمند به صورت دوره ای برگزار می نماید.

 

منابع: 

Books

• Foster, D. A. (2000). The Global Etiquette Guide to Asia: Everything You Need to Know for Business and Travel Success. Nicholas Brealey Publishing.
• Monod de Froideville, G., & Verheul, M. (2021). An Expert Guide to International Protocol: Best Practice in Diplomatic Relations. Amsterdam University Press.
• Morrison, T., & Conaway, W. A. (2015). Kiss, Bow, or Shake Hands: The Bestselling Guide to Doing Business in More Than 60 Countries (3rd ed.). Adams Media.

 

Online Resources

• European Commission Protocol and Liaison Service. (n.d.). Protocol and Etiquette Guidelines. Retrieved from Protocol Service of the European Commission
• Protocol and Liaison Service, Manual of Protocol. Retrieved from  Department for General Assembly and Conference Management website
• Protocol Today. (n.d.). Diplomacy. Retrieved from Protocol Today website

 

اطلاعات تماس کارشناس مربوطه:

بهنام ایزدیار، 88912090 الی 3، داخلی 417